Ylikylän Tolvasten sukuseura ry:n jäsenrekisteri

Ylikylän Tolvasten sukuseura ry:n jäsenrekisterin TIETOSUOJASELOSTE (astuu voimaan 06.03.2023)

1. Rekisterinpitäjä: Ylikylän Tolvasten sukuseura ry

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Marjatta Haapaniemi, marjatta.haapaniemi(at)gmail.com

3. Rekisterin nimi: Ylikylän Tolvasten sukuseuran jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste:
Ylikylän Tolvasten sukuseura ry tallentaa ja käsittelee jäsentensä henkilötietoja EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (GDPR, 2016/679) sekä nykyisen tietosuojalain (2018/1050) mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyn yleisenä edellytyksenä on kuuluminen sukuseuraan.

Jäsenrekisterin käyttötarkoituksia ovat:
• Jäsenmaksujen käsittely ja laskujen lähettäminen
• Jäsenyyteen ja sukuseuran toimintaan liittyvien asioiden viestintä
• Sukuseuran tuotetilausten käsittely ja toimitus

5. Rekisterin tietosisältö, henkilötiedot ja säilytysaika:
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
• etu- ja sukunimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• postiosoite
• syntymäaika

Jäsenrekisterin tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kuin se on tarpeellista, kuitenkin aina vähintään koko jäsenyyden ajan.

6. Rekisterin tietolähteet: Ylikylän Tolvasten sukuseuran jäsen ilmoittaa tietonsa itse ja vastaa omien tietojensa oikeellisuudesta.

7. Rekisterin tietojen säännönmukaiset luovutukset: Rekisterin nimi- ja osoitetiedot luovutetaan vain sukuseuran hallituksen jäsenten käyttöön ja postituksista vastaavalle taholle. Rekisterin tietoja ei  luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen ja tietoturvallisuuden periaatteet: Tiedot ovat sähköisenä aineistona yhdistyksen erikseen nimetyn jäsenrekisterin ylläpitäjän hallinnassa. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt sukuseuran henkilöt, joilla on oikeus käsitellä ja ylläpitää
rekisterin tietoja. Jäsenrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.

9. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:
• Pyytää Ylikylän Tolvasten sukuseura ry:ltä häntä koskevat henkilötiedot sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
• Tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että sukuseura rikkoo henkilötiedon käsittelyssä soveltuvaa tietosuojasääntelyä.